AB Tømrer Aps
Lundingvej 21
6100 Haderslev
CVR: 3849 2721

Håndtering af personfølsomme oplysninger i
i forbindelse med
GDPR / Persondataloven
25. maj 2018

Indholdsfortegnelse GDPR for AB Tømrer Aps

1. Dataansvarlig hos AB Tømrer Aps
2. Personfølsomme oplysninger – Kunder
3. Personfølsomme oplysninger – Medarbejder
4. Arkivering
5. Makulering / sletning
6. Ekstern bogholder
7. Revisor
8. Videregivelse af oplysninger
9. Opfølgning – løbende opdatering

1. Dataansvarlig hos AB Tømrer Aps
Det er Allan Mamsen, som er virksomhedens dataansvarlige. Allan har som den eneste adgang til økonomiprogrammet (e-conomic) og lønsystemet (Danløn) på sin computer.

2. Personfølsomme oplysninger – kunder
AB Tømrer Aps er en håndværkervirksomhed, der udfører tømreropgaver og låsesmedsopgaver på bestilling fra kunder. Når kunder tager kontakt til virksomheden med henblik på at få et tilbud eller en håndværksopgave, indsamles kundeoplysninger såsom navn, adresse, EAN-nummer, mailadresse og telefonnummer. Disse oplysninger bruges dels til at kunne udføre opgaven og dels til at kunne fakturere efter opgaven er udført. Oplysningerne er derfor nødvendige for virksomhedens eksistens.

Hvordan indsamles kundeoplysninger
Oplysningerne indsamles ved at kunden kontakter virksomheden via mail, telefon eller hjemmesiden. Oplysningerne indtastes i økonomiprogrammet e-conomic. Vi opbevarer disse personoplysninger i minimum 5 år iht. bogføringsloven Løbende mail-korrespondance sorteres og gemmes i særlige mappe til den respektive kunde. Skulle det blive aktuelt, så kan den enkelte mappe på forlangende nemt slettes.
Kunderne gøres opmærksom på deres muligheder for at få rettet, slettet eller begrænset deres oplysninger ved henvendelse både på hjemmesiden og ved telefonisk kontakt.

E-conomic
Der foreligger certifikat – se bilag 1.

3. Personfølsomme oplysninger – medarbejder
Ansættelseskontrakter
I forbindelse ansættelse af medarbejdere udarbejdes en kontrakt, som indeholder personlige oplysninger som Navn, adresse, CPR-nummer, bankoplysninger, mailadresse og telefonnummer. Dette er nødvendigt for at kunne udbetale løn, pension og feriepenge og lave de lovpligtige indberetninger til Skat.
Der forefindes en trykt kopi af alle ansættelseskontrakter, som opbevares i et aflåst pengeskab, hvortil kun de to virksomhedsejere, Allan Mamsen og Bjørn Hansen har adgang. Ved ansættelses ophør makuleres ansættelseskontrakter.

Danløn
Virksomheden anvender Danløn til udbetaling af løn til medarbejdere.
Der printes ikke kopi af lønsedler. Disse forefindes kun i elektronisk arkiv i Danløns system.
Der foreligger databehandlercertifikat fra Danløn – se bilag 2.

Uopfordrede ansøgninger /ansøgninger
Uopfordrede ansøgninger / ansøgninger pr. mail/ post besvares og slettes/makuleres straks, såfremt der ikke er behov for ansættelse.

4. Arkivering
Bogføringsbilag gemmes jf. bogføringsloven i 5 år, hvorefter de slettes.
Personfølsomme oplysninger (se under pkt. 2 og 3) opbevares kun så længe, som det er relevant/nødvendigt. Herefter makuleres de. Se også pkt. 10.

5. Makulering / sletning
Mails slettes løbende efterhånden, hvis de ikke resulterer i enten tilbud eller opgaver.
Endvidere er der ultimo hver kalendermåned fast rutine for løbende sletning af mails, der ikke længere har relevans i forretningsøjemed (fakturering).
Bilag i forbindelse med bogføring gemmes jf. bogføringsloven i 5 år. Efter udløb af de 5 år makuleres samtlige bilag.
Virksomheden har indkøbt GDPR godkendt makulator.

6. Ekstern bogholder
AB Tømrer benytter ekstern bogholder til bogføring:
Beck Bogføring og Fotografi
Hanna Beck
Ægirsvej 10
6100 Haderslev
CVR: 2697 2183
Tlf.: 2045 2581

Ekstern bogholder har i sin egenskab af bogholder naturlig adgang til de oplysninger, der vedrører de ansættes løn/lønudbetaling og bogføring af bilag, herunder faktura med tilhørende kundeoplysninger.
Hanna Beck har underskrevet erklæring om tavshedspligt/fortrolighed i forbindelse med sin funktion som ekstern bogholder – se bilag 3.

7. Revisor
Bogføringsbilag – herunder lønbilag – afleveres til revisor for udarbejdelse af regnskab jf. bogføringslovgivningen.
Revisor for AB Tømrer er:
Revisionscenteret
Hansborggade
6100 Haderslev
E-mail: kp@revisor.dk
CVR-nr. 1397 6295
Statsaut. revisor Kim Petersen

8. Videregivelse af oplysninger
Virksomheden videregiver ingen oplysninger af personfølsom karakter.

9. Opfølgning – løbende opdatering
Virksomheden holder sig løbende orienteret om nye tiltag/justeringer i forhold til den enhver tid gældende persondatalov (GDPR).
Eventuelle rettelser/korrektioner vil fremgå nederst i dette dokument – markeret med en dato og ”Revision A, B, C….”.